A Reforma Tributária não está no futuro — ela já começou. Aprovada pela Emenda Constitucional 132/2023 e regulamentada pela Lei Complementar 214/2025, a nova estrutura de tributos sobre o consumo já entrou em fase de implementação técnica, e um ponto decisivo para os empresários será a forma como sua empresa irá adaptar seus processos e preencher corretamente os documentos fiscais eletrônicos a partir de 2025.

O primeiro ponto que todos os setores precisam compreender é que a nota fiscal é uma obrigação acessória. Isso significa que, mesmo quando não houver imposto a recolher, será obrigatório declarar e registrar corretamente todas as operações com bens e serviços por meio de NF-e, NFC-e e NFS-e. É justamente esse cumprimento rigoroso que garantirá, em 2026, um benefício relevante: a dispensa do recolhimento do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) no primeiro ano da nova tributação.

Essa regra está prevista no artigo 348 da Lei Complementar 214/2025, que assegura, em seu parágrafo primeiro, que contribuintes em conformidade com as obrigações acessórias em 2025 ficarão isentos do pagamento dos novos tributos no ano seguinte. E essa comprovação se dará, principalmente, pelos próprios documentos fiscais enviados ao fisco.

Mas, o contrário também é verdadeiro. Empresas que não se adequarem — seja por falhas nos sistemas de ERP, nos cadastros ou na emissão das notas — poderão ser incluídas no chamado “recolhimento teste”, mesmo sem irregularidade dolosa, uma vez que o fisco irá se basear nas informações transmitidas para avaliar quem está tecnicamente pronto. O resultado? Quem não estiver em dia pode ser obrigado a recolher IBS e CBS em 2026, com alíquota simbólica de 1%.

O processo técnico dessa transição já está delineado em sete documentos oficiais, como o Ajuste SINIEF 24/2024, que torna obrigatória a inclusão dos novos tributos nos DF-e; o Informe Técnico 2024.001, que apresenta a tabela de cClassTrib (classificação tributária); e as Notas Técnicas 2024.002, 2025.001 e 2025.002, que definem leiautes, eventos e regras de validação. Esses documentos são o caminho oficial para comprovar conformidade junto à administração tributária.

É importante ter claro em mente que 2025 será um ano de testes técnicos. A partir de julho, os campos relativos a IBS, CBS e Imposto Seletivo deverão ser preenchidos nos documentos fiscais, e em outubro isso passa a valer em ambiente de produção. Ainda que, nesse momento, não haja validação obrigatória, o envio correto das informações será essencial para assegurar os benefícios previstos. Empresas que demorarem a se adaptar podem perder o direito à isenção. Além disso, os dados transmitidos em 2025 servirão de base para a definição das alíquotas reais e créditos tributários a partir de 2027.

Outro ponto crítico envolve os novos eventos fiscais exigidos para apropriação de crédito. A NT 2025.002 trouxe registros específicos para crédito presumido, consumo interno, perdas e imobilizados, que deverão ser informados para que a apuração assistida funcione corretamente e a empresa tenha acesso à recuperação de valores.

Diante desse cenário, os empresários devem agir com urgência. É preciso garantir que o ERP esteja preparado e que as equipes compreendam como aplicar os novos códigos, regras e estruturas exigidas. Não se trata apenas de um ajuste técnico, mas de uma reengenharia na forma como a empresa trata sua tributação. Revisar a classificação dos produtos e serviços com base na tabela de cClassTrib, a estrutura de impostos por item e os campos obrigatórios será fundamental para garantir a correta apuração.

Para isso, contar com especialistas fiscais atuando diretamente no ERP é um diferencial real. São eles que asseguram o correto preenchimento e a conformidade com as exigências, além de habilitar a empresa para a apuração assistida — modelo que permitirá ao próprio sistema do governo auxiliar no cálculo de débitos e créditos.

A Reforma já está em curso, e o desempenho da sua empresa em 2026 depende das ações tomadas ainda este ano. A emissão correta das notas não é apenas uma exigência legal: é o passaporte para não pagar IBS e CBS no primeiro ano da nova tributação. Reforce o alinhamento com seu fornecedor de ERP, revise os processos e certifique-se de que sua equipe está pronta. Em um ambiente de fiscalização digital e cruzamento automático de dados, antecipar-se à mudança é mais que uma proteção — é estratégia.

Heloisa Cristofoli é especialista tributária na ECOVIS® BSP.

Taís Baruchi é CEO e sócia na ECOVIS® BSP.

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